問い合わせ、現地調査、見積書
工程表、手配、請求、アフター点検
電話とExcelと紙をやめて
現場と事務の手間を半分にする
工務店のための管理システム
こんなことで困っていませんか？
- 問い合わせへの返事が遅れて、気づいたら他の会社に決まっていた
- 見積書づくりが夜までかかり、家に帰るのがいつも遅くなる
- 工程の変更を職人さんに伝え忘れて、現場で手待ちが出てしまった
- 現場の写真がスマホやデジカメにばらばらで、あとで探せない
- どの工事の入金がまだなのか、通帳と見比べないとわからない
- 引き渡したあとの点検の時期を、つい忘れてしまう
- 材料の発注を電話とFAXでしていて、頼み忘れや二重発注がある
- 施主さんからの「今どこまで進んでいますか？」の電話が多い
- 工事のことが社長の頭の中にしかなく、休むと会社が止まる
この手間をまとめて減らすために
現場の目線で作りました...
工務店・リフォーム店の手間を減らし
売上を落とさずに早く帰れる会社にするには
工事1件ぶんの情報を、1か所にまとめて全員で見られるようにする
必要があります。
ところが、多くの会社では1件の工事の情報が
その1.問い合わせは電話とメールとLINEに
その2.現地調査の日程は社長の手帳に
その3.見積書はパソコンのExcelに
その4.工程表はホワイトボードに
その5.職人さんへの連絡は電話とショートメールに
その6.現場の写真は各自のスマホに
その7.請求と入金は会計ソフトと通帳に
と、ばらばらに散らばっています。
そのため、何かを確かめるたびに
電話をかけたり、ファイルを探したりする時間がかかり
事務の仕事が夜までずれ込むのが当たり前になっていました。
その問題をなくすために、
問い合わせの受付、現地調査、見積、工程表、職人さんの手配、
写真の整理、請求、アフター点検までを1つの画面で扱える
システム「NOKISAKI」を作りました。
NOKISAKIを使うことで
事務所にいなくても、スマホから
今どの工事がどこまで進んでいて、何が止まっているのかが
すぐにわかるようになります。
また、情報が1か所にまとまるだけでなく、
見積書や請求書、点検のお知らせを
入っている情報から自動で作るので
同じことを何度も書き写す手間がなくなります。
NOKISAKIで回る
1件の工事の流れ
NOKISAKIでは
問い合わせから、現地調査、見積、工事、請求、引き渡したあとの点検まで、
1件の工事に関わることを順番に記録していくだけで
次にやることが自然に見えて、抜けや漏れが出にくい流れを作ることができます。
NOKISAKIでできることを
順にご紹介します...
機能1.問い合わせの受付
(ホームページ・電話・LINEをまとめて一覧に)
ばらばらに届いていた問い合わせを、
- ホームページの問い合わせフォームからの依頼
- 電話で受けた依頼(その場でスマホから登録)
- LINE公式アカウントへのメッセージ
- チラシのQRコードから届いた依頼
- 紹介してくれた施主さんからの依頼
を1つの一覧にまとめて見ることができます。
届いた順に「未対応」「連絡済み」「現地調査の予約済み」と色分けされるので、返事を忘れている問い合わせがひと目でわかります。返事が遅れて他の会社に決まってしまう、ということが起きにくくなります。
機能2.現地調査の日程調整
施主さんに空いている日時の候補を送り、選んでもらうだけで現地調査の予約が決まります。決まった予定は担当者のカレンダーに自動で入ります。
電話で何度もやりとりして日程を決める必要がなくなり、前日には施主さんに確認のメッセージも自動で届くので、行ってみたら留守だった、ということも減らせます。
機能3.写真つきの見積書
現地調査で撮った写真を貼りながら、その場でスマホから見積書を作ることができます。
よく使う工事の内容と単価は登録しておけるので、一から書く必要はありません。過去の似た工事の見積書をコピーして直すこともできます。
写真つきの見積書は施主さんにとってもわかりやすく、他の会社の見積書と比べられたときにも選ばれやすくなります。
機能4.工程表
見積が決まった工事は、そのまま工程表に移せます。日ごとに、どの職人さんがどの作業に入るかを並べて見ることができます。
雨で1日ずれたときも、後ろの予定をまとめて動かすだけで済み、関わる職人さん全員に変更のお知らせが自動で届きます。
機能5.職人さんへの手配と連絡
協力業者・職人さんごとに、入ってもらう現場と日にちを送ることができます。職人さんはスマホで「受けます」を押すだけで返事ができます。
現場の住所、駐車場所、鍵の置き場所、注意することも一緒に送れるので、当日の電話での確認がぐっと減ります。
機能6.材料の発注
見積書に入っている材料から、発注の一覧を自動で作ることができます。
これまでは電話やFAXで1社ずつ注文していましたが、この機能があれば取引先ごとの発注書をまとめて作り、メールで送ることができます。
また、何をいつ誰に頼んだかが残るので、頼み忘れや二重の発注に気づけるようになります。
機能7.AIの下書き
見積書や施主さんへのお知らせを作るときに、AIに下書きを手伝ってもらうことができます。
AIの下書きでは具体的に次のようなことができます。
- 現地調査のメモから見積の項目を書き出す
- 工事内容の説明文を施主さん向けのやさしい言葉にする
- 近所へのあいさつ文を作る
- 工事の遅れをお詫びする文を作る
- 完了報告の文を作る
- 点検のお知らせの文を作る
- ホームページの施工事例の文を作る
- チラシの文の案を出す
- 口コミのお願いの文を作る
- 職人さんへの注意事項をまとめる
- そのほか事務の文章の相談
など
とくに文章を書くのが苦手、という社長さんでも
事務の文章にかかる時間を短くできます。
機能8.請求と入金の管理
(着手金・中間金・残金)
工事が進むたびに必要になる請求を、まとめて管理できる機能です。
- 着手金・中間金・残金に分けた請求書の作成
- 請求した日と入金の予定日の記録
- 入金が予定日を過ぎたときのお知らせ
を行うことができます。
これまで月末になるたびに起きていた
- どの工事の請求がまだなのかの確認
- 通帳と請求書の見比べ
- 入金の催促の連絡のし忘れ
といった手間がいらなくなります。
ですので、月末の事務作業に追われることが減り、次の工事の準備や、施主さんとの打ち合わせに時間を使えます。
機能9.アフター点検のお知らせ
引き渡しから1年、3年、5年といった点検の時期に、施主さんへ自動でお知らせを送る機能です。
点検の時期が近い家の一覧が毎月自動でできるので、担当者が覚えておく必要はありません。
点検のたびに顔を合わせることで、外壁や水まわりなど次の工事の相談につながりやすくなります。あなたがするのは、一覧を見て点検の日を決めるだけです。
引き渡したあとも施主さんとのつながりが続くため、広告を増やさなくても、なじみの施主さんからの依頼や紹介が増えていきます。
機能10.現場写真の整理
(工事ごと・工程ごとに自動で仕分け)
職人さんや担当者がスマホで撮った写真が、工事ごと・工程ごとに自動で仕分けられる機能です。
例えば、
- 解体前・解体後・完成の写真を、工程の名前で並べる
- 撮った日と撮った人を、写真ごとに残す
- 完成写真だけを集めて、施工事例のページに使う
などといったことが手間なくできます。
また、施主さんに見せたい写真だけを選んで、工事の進み具合をLINEで送ることもできます。現場に来られない施主さんにも、安心して工事の完了を待っていただけるようになります。
これまであなたが手作業で行っていた、写真をパソコンに移してフォルダに分ける作業から解放され、写真を探す時間もなくなります。
機能11.施主さん用のページ
施主さんごとに、その工事の情報だけが見られる専用のページを作れる機能です。
例えば
- 今日の作業と明日の予定
- 工事の進み具合の写真
- 見積書・請求書・保証書
などを、施主さんがいつでもスマホで見られます。
さらに、色や品番を選んでもらう場面では、選んだ結果がそのまま工程表と発注の一覧に入ります。電話で聞いて書き写す手間も、聞き間違いも起きません。
施主さん用のページがあることで、「今どこまで進んでいますか？」という電話は減りつつ、施主さんの安心は増え、引き渡しのときの満足にもつながります。
NOKISAKIを入れると
こんな変化が期待できます
- 問い合わせに当日のうちに返事ができるようになる
- 見積書を現地調査のその場で出せるようになる
- 工程の変更が職人さん全員に1回で伝わるようになる
- 現場の写真がすぐに見つかるようになる
- 入金が遅れている工事にすぐ気づけるようになる
- 点検の時期を忘れず、次の工事の相談が増える
- 材料の頼み忘れや二重の発注が減る
- 施主さんからの確認の電話が減る
- 社長がいなくても、工事の状況がみんなにわかる
※効果には会社ごとに差があり、成果を約束するものではありません。
こんな会社に向いています
- 社長と数人の社員で、年に数十件の工事を回している会社
- 見積書や請求書をExcelと手書きで作っている会社
- 協力業者・職人さんへの連絡を電話でしている会社
- 引き渡したあとの施主さんとのつながりを強めたい会社
- 事務の人が辞めても、仕事が止まらない形にしたい会社
- これから2代目に仕事を引き継いでいきたい会社(とくにおすすめです！)
全国の工務店で使われています
おかだ ただしさま
にしむら あやさま
くどう まさるさま
使い始めから
社内に定着するまで
そばで支えます
はじめの30日の立ち上げ支援(担当者がつきます)
はじめの30日間は、専任の担当者がつきます。いまお使いのExcelの見積書や顧客の名簿を、NOKISAKIに移すところまでお手伝いします(よく使う工事の単価の登録も一緒に行います)。
あわせて、社員さん・職人さん向けの使い方の説明会をオンラインで開きます。当日来られない方のために、録画もお渡ししますので、ご安心ください。
毎月のオンライン相談会(月1回・夜8時から1時間ほど)
毎月のオンライン相談会では、新しい機能のご紹介と、ほかの会社の使い方の工夫をお伝えしています。現場が終わったあとに参加しやすいよう、夜の時間に開いています。
また相談会の後半は、質問の時間です。「うちの会社ではこう使いたい」というご相談に、その場で画面を見せながらお答えします。
地域のユーザー会(年に数回・各地方で開催)
地域のユーザー会とは、
- 同じ地域の工務店・リフォーム店どうしで知り合える
- ほかの会社の現場の回し方を聞ける
- NOKISAKIの作り手に直接要望を伝えられる
NOKISAKIならではの集まりです。
ご参考までに、これまでの会では
- 若手の現場監督どうしの『写真の撮り方の勉強会』
- 社長どうしの『職人さん不足の乗り切り方』の話し合い
という2つの時間を設けて、毎回話が尽きませんでした。
※上の支援や会の回数・内容は、今後変わることがあります
※ユーザー会では、その場で画面を見せながら作り手に質問・相談していただけます。
料金について...
見積書や請求書、工程の連絡のために事務の人を1人増やすと、お給料だけで毎月20万円以上かかります。しかも、その人が辞めてしまえば、また一から教え直しです。
また、見積の道具、工程表の道具、写真の保存、日程調整の道具を別々に入れると、それぞれに利用料が「毎月」かかり、入力も道具の数だけ必要になります。
NOKISAKIなら、問い合わせから見積、工程、職人さんへの連絡、写真、請求、アフター点検まで、1つの道具の中で済み、一度入れた情報は何度でも使い回せます。
事務の人を1人増やす代わりになると考えれば、月に何万円かかっても見合う、と言っていただくことがあります。
ですが、地域の小さな会社にこそ、気軽に使い始めてほしいと考えました。
そこで、NOKISAKIの料金は初期費用が『0円』、月額12,800円(税込14,080円)・社員5人と職人さんは人数に関わらず使えることにしました。
それでも、自分の会社で使いこなせるか心配な方のために
『30日間の無料』のお試し期間
を設けています。まずは1件の工事で、NOKISAKIを使ってみてください。
よくある質問にお答えします
パソコンが苦手な職人さんでも使えますか？
はい。職人さんが使うのはスマホの画面だけで、できることも「予定を見る」「受けますを押す」「写真を撮る」の3つに絞っています。
アプリを入れる必要もなく、届いたメッセージのリンクを押すだけで開けます。60代・70代の職人さんにも使っていただいています。これまで電話で伝えていた内容が文字で残るので、言った・言わないの行き違いも減らせます。立ち上げ支援の30日間には、職人さん向けの説明会も開きますので、はじめての方も安心です。
いまExcelで作っている見積書をそのまま使えますか？
はい。立ち上げ支援の担当者が、いまお使いのExcelの見積書の項目と単価をNOKISAKIに移すお手伝いをします。
見積書の見た目も、いまの書式に近い形に合わせることができます。
インボイス制度や電子帳簿保存法には対応していますか？
はい、対応しています。登録番号を入れた請求書を作ることができ、送った請求書と受け取った領収書は、決まりに沿った形で保存されます。また、
・会計ソフトに取り込める形での書き出し
・税理士さんと共有できる閲覧用の画面
もご用意しています。
決まりが変わったときは、NOKISAKIの側で直しますので、お客様が何かを入れ直す必要はありません。
なお、税のお取り扱いの最終的なご判断は、顧問の税理士さんにご確認ください。
月額のほかにかかる費用はありますか？
基本の機能は、すべて月額の料金の中でお使いいただけます。
写真の保存の容量が大きく増えた場合(目安として1社で写真10万枚を超えた場合)のみ、追加の容量を月額でお選びいただけます。LINE公式アカウントの配信料は、LINE側の料金が別にかかります。
いまの会計ソフトと一緒に使えますか？
はい、使えます。請求と入金の記録を、主な会計ソフトに取り込める形で書き出せます。会計はいまのソフトのまま、現場と見積と請求の部分だけをNOKISAKIに任せる使い方もできます。
社員の人数や工事の件数に上限はありますか？
工事の件数と職人さんの人数に上限はありません。社員のアカウントは5人まで月額の料金に含まれ、6人目からは1人ごとに追加できます。
電波の届かない現場でも使えますか？
はい。スマホで撮った写真やメモは、電波が届かない場所でもいったんスマホに保存され、電波が戻ったときに自動で送られます。地下や山あいの現場でも、撮り忘れの心配はありません。
大切な顧客の情報は安全ですか？
データは国内のデータセンターに保存し、通信はすべて暗号化しています。社員ごとに見られる範囲を分けることもでき、職人さんには担当する現場の情報しか見えません。毎日自動でバックアップを取っていますので、スマホをなくしたときもデータは消えません。
途中でやめることはできますか？
契約期間のしばりはありません。管理画面からお手続きいただければ、いつでもやめられます。やめるときは、見積書・請求書・写真をまとめて書き出してお渡しします。
うちの会社に合わせて、機能を足してもらえますか？
NOKISAKIは、使っている会社の声をもとに毎月よくしています。すべてのご要望にお応えできるわけではありませんが、多くの会社に役立つものから順に形にしています。ユーザー会や相談会で、ぜひ声をお聞かせください。
NOKISAKIを作った人
はしもと ゆうじ
地方の工務店の2代目として、現場監督を12年つとめる。
見積と工程の管理に追われて毎晩遅くまで事務所に残る日々の中、自分の会社のために、現場と事務をつなぐ道具を作りはじめる。社内で使ううちに、残業が大きく減り、取引先の工務店からも「うちでも使いたい」と声がかかるようになる。
その声に応えるため、道具を作り直してNOKISAKIとして提供を始める。いまも週に1度は現場に立ち、職人さんや施主さんの声を聞きながら、使う人がつまずかない画面づくりを続けている。
「現場の人が、現場の仕事に集中できるように」を合言葉に、地域の工務店・リフォーム店の手間を減らす道具を作り続けている。